如何避免Email堆积:5条可行的规则-金笛子企业电子期刊

华盛顿邮报中有一篇文章说道如今有许多人在被成堆的电子邮件淹没之后,无奈的选择了放弃现在使用的Email邮箱或者删除他们所有的旧邮件。Merlin Mann回应更说明其中的无奈,即便删除所有的邮件也不足以拯救他:

一次性删除全部的邮件或许能免除痛苦,但是这也是暂时的,因为其根本的挑战仍然存在。我需要关注的网络信息数量已经远远超出我能支出的关注数量。更严重的是,我认真回复邮件的能力更是导致问题进一步加剧。这些也就最终导致了我的Email Inbox被一堆一堆未读邮件堆积、覆盖。

如何避免Email堆积:5条可行的规则-金笛子企业电子期刊

如果你也是深受其苦,被这些无穷尽的Email淹没中的一员,你是有选择——你并不需要再宣布自己的Email收件箱已经塞满啦!

这里我提供一些非常实用的Email处理规则,从此以后,不管每天收到多少邮件,它都能帮助你从成堆的邮件中解脱出来。首先,让我们看看在这三条基本原则。

原则1 :你不需要回复每一封电邮。如果你每天收到多于50 封(甚至100 多封)电子邮件,你是不可能回复得完的。

原则2 :区分优先级。如果你不能回复每一封邮件,那你就得为自己收到的所有邮件划分优先级,优先给对重要的信件进行回复。而剩下的你仍需要区分优先级,其中等级最低的瞄一瞄即可。

原则3 :你不能整天处理邮件。你不得不承认,你还有其他比查收邮件更重要的事情要做。所以每天只要在特定时间处理邮件。邮件过载时人们就不会感到他们完成了一天的工作。所以让你觉得这一天工作结束了的唯一的方法就是设定时间界限,当这个界限达到了,你就算完成了工作。其他必须做的事情放到明天去。即便在自己以后的工作生涯里,我们也没有把任务清单中的每一项任务都完成,但工作一到5点,我们还是要照样下班回家。

根据这些原则,我创建了一个应用规则系统来对付大量的电邮:

规则1 :去粗存精。有一些特定的邮件是必须当天处理,而另一些可以被搁置几个星期也都不会有什么问题的。所以,我们可以设置一些过滤器来处理它们(以Gmail做例子,不过绝大多数电子邮件都提供了类似的过滤器或者规则设定):

  • 重要项。在"发件人"域为你所有的重要联系人(合伙人、同事、广告客户、商业伙伴、父母、等等)创建一个过滤器。标记其为"重要"。你也可以设置一个关键词,例如“工作报表”等等,放到标记"重要"的过滤器中。然后把这个关键词放到你的签名中,任何人回复你的邮件都将加上"重要"标记。这些邮件仍然在你的收件箱里,每天你可以检查它们两到三次。
  • 报告。我有很多"信息"类型的邮件,这些邮件并不紧急,我也不愿意它们堵塞我的收件箱。为所有这种类型(博客留言提醒、日历提示,等等)的电邮来创建一个过滤器,使用邮件地址来创建它,并给它加上"报告"标签,将其自动存档,直接跳过收件箱。现在这些邮件就不会出现你的收件箱了。而你可以通过标记每天查看一下。
  • 其他。其他所有的邮件。创建一个过滤器,将“重要项”以及“报告”放在“不包含”域中,给这些邮件加上“其他”标记,同时自动存档。这样可以避免那些标记为“重要”或者“报告”的邮件被错误的放入“其他”文件夹。现在你的收件箱就应该只会有重要邮件在里面了。

规则2 :所有的旧邮件都放到“其他”文件夹。这是使你的收件箱清静的唯一方法——而且你还需要长期保持它的清净。即使你有来自重要联系人的邮件,你也需要在回复后将它放入“其他”文件夹,并且存档使它不在收件箱中出现。这样你的收件箱就应该是空的了。下面的规则将告诉你如何保持这种状态。

规则3 :设置固定的时间处理邮件。你不需要整天开着你的电邮通知程序。学着解脱自己,不要每天检查20多次邮件。在设置的时间,每天检查2-3次。我们暂定为早上10 点,下午1点以及下午4点。如果你有很多邮件,可以再多加早上11点和下午4 点;如果你没有,那就更好了。每天只检查一次。当你感到有无形的力拉你去检查邮件时,也要克制自己。

规则4 :浏览“其他”并划分优先级。其他邮件让我们感到被邮件淹没的根源。绝大多数人都可以很好的处理重要的邮件以及浏览报告邮件。但是对于其他邮件,我们觉得应该去全部回复,否则自己就会觉得不称职或者会让对方认为我们很傲慢。我们是不可能回复所有邮件的(原则 1),这是不得不接受的事实,即使会使对方对我们产生不好的印象。如下就是如何处理其他邮件的步骤:

  • 浏览。在你一天的第一个邮件处理时段,快速的扫一遍其他邮件,然后决定他们是应该删除还是回复。在Gmail 中,你可以通过使用快捷键来提高效率:“#”来删除,“y”来存档,“o”来打开。把每封邮件扫一遍,然后删掉它或者标记为待回复。
  • 区分优先级。哪些邮件是你可以标记为待回复的?可以给你带来利益的、提供给你一个工作机会、或者请求的博客广告代理等等,这些是你需要回复的。有时候这只是一封很有趣的电邮,但你却很乐意回复它,那也给它加个标记吧。但是大多数的其他邮件,你应该只是简单的看看就跳到下一封。
  • 模板回复。如果你觉得自己需要回复绝大多数收到的邮件,你可以使用文本扩展程序例如AutoHotKey来设置一些回复模版。我推荐你建立5-10个不同的回复模版,而不是只设置一个。一个回复用来感谢他们积极的反馈,另一个拒绝一个请求,等等。如果你感到你给了太多同样的回复,把回复输入到AutoHotKey中并配上一个键组合。以后,按这几个键,你就可以快速的打开你的回复模版。
  • 标记需要进一步处理的。那些你选定的具有较高优先级的,需要回复的信件,你应该加上“待回复”标记,并且去掉“其他”标记,然后继续下一封。当你阅读完所有的邮件后,便再扫一遍“待回复”文件夹,进行快速的回复。

规则5 :设置一个时间限,迅速处理,完成任务。你应该设置一个15-30分钟的时间限(取决于你邮件的数量),从而避免自己白白在邮件处理上花费了几个小时的宝贵时间。记住,当你处理电邮的时间段一结束,就表明你的任务已经完成了。你可以松一口气,然后把剩下的留到明天。下面是如何快速处理并清空你的收件箱的步骤:

  • 首先处理收件箱中重要的电邮,直到清空。快速回复、删除、转发,存档(供以后参考),或者在你的任务清单里写下需要做的任务。不要读完了一封电邮,却还把它留在你的收件箱中。如果一封电邮需要较长的时间回复,而你现在又没空做,标记上"待回复",稍后再处理。
  • 浏览报告和其他邮件。绝大多数报告和其他邮件不需要回复或其他行动。仅仅阅读他们然后或删除,或转发,或存档。给需要回复的邮件标记上"待回复",稍后去处理。
  • 回复。一旦你已经把收件箱里的重要邮件都扫了一遍,而且浏览和标记了报告以及其他邮件,你需要做的只剩下回复了。对于这些,你可能今天做不完。那没什么问题。尽可能快地去处理,剩下的留到明天。这个文件夹不需要清空。当时间限到了后,离开并结束。
  • 键盘快捷键。你确实需要记住重要的快捷键。对于Gmail,“r ”代表回复,“f”代表转发,“#”代表删除,“y”代表归档,"o"代表打开。的确,这些是你唯一需要的动作。一旦你可以很好的使用这些键盘快捷键,邮件处理应该是轻而易举的事 be a breeze)

原文:How to Avoid Email Bankruptcy: 5 Rules That Work - Leo Babauta